7 skutecznych sposobów na zmniejszenie poziomu stresu u pracowników w zespołach rozproszonych

6 lipca, 2021 Anna Wojciechowska-Kusz

W artykule znajdziesz 7 przyczyn stresu pracowników:

  • Utrudniona, nieefektywna komunikacja między pracownikami oraz z przełożonymi
  • Błędna lub niewystarczająca organizacja pracy, np. niezaplanowany podział zadań i przepływ informacji
  • Brak zaufania zarządzających w stosunku do podwładnych
  • Niezrozumienie przez pracowników misji firmy i celów szczegółowych, w tym zasad współdziałania
  • Poczucie osamotnienia, brak kontaktów międzyludzkich
  • Nieumiejętność wyraźnego oddzielenia życia zawodowego od prywatnego oraz poczucie ciągłego bycia w pracy
  • Brak jasnych zasad dotyczących pracy zdalnej

Pracownicy zdalni stanowią już ponad 60% zatrudnionych na świecie. Praca zdalna szybko stała się jednym z najbardziej pożądanych benefitów, które może zaoferować pracodawca. W polskich firmach ten typ pracy bardzo powoli zyskiwał popularność. Dopiero epidemia koronawirusa wpłynęła na radykalne decyzje związane z pośpiesznym przejściem na home office. W najgorszym do tej pory momencie epidemii w Polsce (jesienią 2020 roku) pracę zdalną świadczyła 1/3 pracowników, tj. ok. 5,3 mln osób. Okoliczności, decydujące o odmiennym trybie wykonywania obowiązków zawodowych, nie sprzyjają procesowi zmian (szczególnie w organizacjach, które nigdy wcześniej nie praktykowały home office), który powinien być poprzedzony odpowiednim planowaniem i przygotowaniem. Sytuacja epidemiczna spowodowała utworzenie grupy pracowników, którzy nie poradzili sobie z szybko przeprowadzanymi zmianami i zamiast szczęśliwych ludzi, którzy od dawna marzyli o pracy w domowym zaciszu, mamy dziesiątki zestresowanych, pełnych napięcia osób, tęskniących za biurową rzeczywistością.

Przyczyny stresu w zespołach rozproszonych

Konsekwencje nagłego posadzenia pracowników przed komputerami w ich własnych domach i oczekiwanie, że sami z siebie będą realizować swoje obowiązki zawodowe na co najmniej tym samym poziomie, jak wcześniej, są dużo bardziej złożone niż mogłoby się wydawać. Brak elementarnego wdrożenia pracowników (poznanie zasad dostępu do dokumentów elektronicznych, korzystanie z dostępnych narzędzi do komunikacji czy kalendarza zadań), wyjaśnienia i doprecyzowania pewnych kwestii (edukacja w zakresie wizji, celów i priorytetów firmy, poznanie zasad pracy zdalnej) oraz zwrócenia uwagi na czynniki psychologiczne i zagrożenia (znalezienie granicy między czasem prywatnym a zawodowym, poczucie osamotnienia, zagubienia i dezinformacji) mają istotny wpływ na poziom stresu u pracowników zdalnych w zespołach rozproszonych, inaczej zespołach online.
W artykule skupiamy się na przedstawieniu powodów, które mogą u pracowników wywoływać stres związany z pracą w zespole zdalnym. Proponujemy również skuteczne sposoby jego zminimalizowania.

Przyczyna stresu 1: Utrudniona, nieefektywna komunikacja między pracownikami oraz z przełożonymi

Zadbaj o to, aby członkowie zespołu mogli się ze sobą swobodnie kontaktować dzięki dostępnym narzędziom, takim jak: Slack, Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams itd. Ustalcie zasady, które będą obowiązywały w trakcie spotkań online, np. nikt nikomu nie przerywa. Przestrzegajcie tzw. wspólnych godzin pracy (np. od 9.00 do 17.00), czyli zakresu czasowego w ciągu dnia, podczas którego każdy z członków zespołu jest dostępny dla innych. Co ważne, godziny pracy poszczególnych pracowników mogą być nieco elastyczne, jednak należy dopilnować tego, aby nie było to przeszkodą w realizacji zadań. Zaproponuj, aby podczas spotkań online wszyscy mieli włączone kamery. Zupełnie inaczej się rozmawia, jeżeli widzi się swoich rozmówców, poza tym to jest po prostu miłe doświadczenie, gdy możecie na siebie popatrzeć „twarzą w twarz”. Jeżeli jest taka możliwość, to postaraj się raz na jakiś czas zorganizować prawdziwe spotkanie w biurze lub na firmowej imprezie.

Przyczyna stresu 2: Błędna lub niewystarczająca organizacja pracy, np. niezaplanowany podział zadań i przepływ informacji

Ustalcie, z jakich narzędzi do zarządzania projektami i organizacji pracy będziecie korzystać, np. Trello, Redmine, IC Project. Zapewnij pracownikom szkolenie z obsługi tych programów i upewnij się, że potrafią się w nich poruszać. Zadbaj o to, aby każdy wiedział, czym ma się zająć danego dnia. Zawsze udzielaj informacji zwrotnej pracownikowi, który ukończył zadanie. Pamiętaj, że zwykłe „dziękuję” to też wartościowy feedback. Bądź bacznym obserwatorem przepływu informacji w grupie i reaguj na trudności komunikacyjne, które mogą mieć wpływ na spowolnienie czy błędne wykonanie zadania, np. kłopoty z połączeniem czy dłuższa nieobecność na firmowym komunikatorze.

Przyczyna stresu 3: Brak zaufania zarządzających w stosunku do podwładnych

Menadżerowie powinni zrozumieć, że zmiana trybu pracy pociąga za sobą zmianę w ich sposobie bycia i zarządzania. Konieczne jest przejście z poziomu, w którym dominują polecenia i kontrola, na etap wzajemnej odpowiedzialności i zaufania. Uwaga pracownika, który jest poddawany ciągłej kontroli, skupia się tylko na tym, aby w porę zareagować na zagrożenie w postaci nagłego telefonu, maila czy braku aktywności na firmowym komunikatorze. Zdecydowanie lepszą metodą jest dążenie do uzyskania odpowiednich efektów pracy, czyli pomijanie wcześniejszych prób sprawdzania co chwilę, jakie są postępy i co udało się już zrobić. Warto dać pracownikowi więcej swobody i, jeżeli jest taka możliwość, pozwolić mu na elastyczne godziny pracy (czasem największa wena przychodzi w godzinach wieczornych, a nawet nocnych). Warto umówić się z pracownikiem, na kiedy ma być wykonane dane zadanie, i cierpliwie oczekiwać na rezultaty. Jednocześnie zapewnij pracownika, że w każdej chwili może liczyć na twoją pomoc i wsparcie, gdyby coś okazało się niejasne lub wystąpiłyby nieoczekiwane przeszkody.

Przyczyna stresu 4: Niezrozumienie przez pracowników misji firmy i celów szczegółowych, w tym zasad współdziałania

Podstawą sprawnego zarządzania zespołem są jasno sprecyzowane cele i priorytety. Pracownik musi wiedzieć, w jakim kierunku powinny zmierzać jego działania i jakie tempo tych działań jest optymalne. Zacznij od szczerej rozmowy z podwładnymi, podczas której wytłumaczysz im, jakie są cele ogólne i szczegółowe firmy oraz jakich zachowań w perspektywie czasowej oczekujesz, aby te cele osiągnąć. Zastanów się, jak możesz motywować pracowników i weź pod uwagę, że metody te muszą być odmienne od tych stosowanych podczas pracy w biurze i fizycznych spotkań „twarzą w twarz”. Jednym z pomysłów może być zorganizowanie konkursu na najlepiej urządzone biuro domowe, gdzie pracownicy dzielą się zdjęciami ze swojego prywatnego stanowiska pracy. Bycie uważnym obserwatorem wiąże się m.in. z oceną sytuacji poszczególnych pracowników i reagowaniem na ich potrzeby. Jeżeli zauważysz, że w zespole są osoby, które nie najlepiej radzą sobie z samodyscypliną lub zarządzaniem czasem, od razu zaproponuj im konkretną pomoc, np. umówcie się na to, że pracownik będzie oddawał mniejsze zadania, ale częściej zamiast jednego dużego lub ustalcie, że będziecie częściej się kontaktować, aby na bieżąco analizować postępy. Postaraj się regularnie angażować pracowników we wspólne dyskusje, stwarzaj okazje do dzielenia się pomysłami, zachęcaj do brania udziału w podejmowaniu grupowych decyzji. Rozwijaj współodpowiedzialność i współzależność, dzięki temu masz szansę pomóc zacieśnić więzy i wzbogacić relacje między pracownikami.

Przyczyna stresu 5: Poczucie osamotnienia, brak kontaktów międzyludzkich

Część osób, które z dnia na dzień, zaczęły pracować zdalnie, narzeka na brak bezpośrednich kontaktów z innymi, samotność, a w rezultacie spadek jakości życia. Czują się niewolnikami swoich czterech kątów oraz laptopów. Takie nastroje nie sprzyjają twórczej, efektywnej pracy. Rozwiązaniem mogą być regularne spotkania na wirtualnej kawie, czyli dedykowanie czasu i przestrzeni, gdzie pracownicy mają możliwość w chwilach przerwy od pracy porozmawiać ze sobą na dowolne tematy. Krótka pogawędka na czacie ze współpracownikami w luźnej atmosferze może być namiastką gwarnej firmowej kuchni, w której zawsze najwięcej się dzieje. Złotą zasadą powinien być zakaz rozmawiania na tematy zawodowe. Najlepiej by było, gdyby uczestnicy mieli włączone kamery, aby mogli zobaczyć, np. swoje uśmiechy czy inne przyjazne gesty, a nie tylko domyślać się ich z tonu głosu. Inną propozycją jest zorganizowanie pracownikom w ciągu dnia przerwy na wspólne ćwiczenia (np. z technik relaksacji). Uczestnicy wykonują kilka prostych ćwiczeń rozciągających/rozluźniających zgodnie z filmikiem instruktażowym, który wyświetla się na ich monitorach. Miłym akcentem w ciągu dnia może być przesyłanie sobie wiadomości czy zdjęć, luźno powiązanych z pracą, np. humorystyczny komentarz klienta, zabawne „wypadki przy pracy” itp. Zadbajcie o bieżącą wymianę informacji na temat tego, co aktualnie dzieje się w firmie, np. zbliżają się czyjeś urodziny i trzeba zająć się organizacją prezentu.

Przyczyna stresu 6: Nieumiejętność wyraźnego oddzielenia życia zawodowego od prywatnego oraz poczucie ciągłego bycia w pracy

Wyraźne oddzielenie czasu na pracę od czasu wolnego w sytuacji niewychodzenia z domu dla wielu osób stanowi największe wyzwanie. Niektórzy mają pretensje do samych siebie, że w ciągu dnia pracy zbyt dużo czasu zmarnowali na przerwy lub inne zajęcia, dlatego starają się nadrobić utracone minuty/godziny w swoim czasie wolnym. Inni wychodzą z założenia, że skoro i tak od rana do nocy siedzą w domu, to dlaczego mieliby nie odebrać maila czy telefonu po godzinie 17. Rolą osób zarządzających jest dbanie o to, aby pracownicy nie czuli się zobowiązani do pracy „po godzinach”. Nie chodzi o to, aby sztywno trzymali się ustalonych godzin pracy, ale raczej o synchronizację czasów pracy poszczególnych członków zespołu. Jeżeli dwie lub więcej osób pracują nad wspólnym projektem, to dobrze by było, gdyby ich godziny pracy ze sobą współgrały, to znaczy, aby pracownicy mogli się ze sobą w trakcie wykonywania zadania swobodnie kontaktować i aby przepływ informacji między nimi był płynny. Chcąc pomóc pracownikom w zachowaniu równowagi między życiem prywatnym a pracą, tzw. work life-balance, zaproponuj im szkolenia, dzięki którym nauczą się relaksacji, będą lepiej zorganizowani i łatwiej będzie im zaplanować dzień pracy. Skutecznym pretekstem do oderwania się od zajęć służbowych w czasie wolnym jest posiadanie hobby niezwiązanego z pracą. Należy również pamiętać o tym, że pracownikowi zdalnemu przysługuje urlop wypoczynkowy, z którego może skorzystać na takich samych zasadach jak podczas pracy biurowej.

Przyczyna stresu 7: Brak jasnych zasad dotyczących pracy zdalnej

Pracownik, rozpoczynając pracę w firmie stacjonarnej, zapoznaje się z regulaminem pracy u danego pracodawcy – w przypadku przejścia na home office powinien obowiązywać adekwatny regulamin. Zaproś zespół na szkolenie (może to być kurs e-learningowy) z zasad pracy zdalnej w waszej firmie. Wytłumacz wszystkim, że pracując z domu, mają takie same obowiązki, tyle tylko, że muszą je wykonywać w innych warunkach. Zwróć uwagę na kwestie szczegółowe, takie jak:

  • zasady przekazania pracownikowi sprzętu służbowego i upewnienie się, że posiada on odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy,
  • zasady bezpieczeństwa oraz ochrony danych i informacji, a także korzystanie z plików służbowych,
  • sposób ewidencji czasu pracy, czyli np. konieczność logowania się do wewnętrznego systemu, na firmową pocztę, czat itd., aby zaznaczyć swoją aktywność w określonych godzinach,
  • sposób komunikowania się w zespole i zlecania zadań,
  • zagadnienia dotyczące formy kontroli wykonanej pracy, jej częstotliwości,
  • przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w warunkach domowego biura.

Wnioski

Marzenia o spokojnej pracy zdalnej mogą stać się rzeczywistością, jeżeli pracodawcy staną na wysokości zadania i pomogą pracownikom w procesie zmiany trybu wykonywania zadań służbowych. Do pracy stacjonarnej jesteśmy przyzwyczajeni od wielu lat, pracy zdalnej dopiero się uczymy, szczególnie w Polsce. Warto zainwestować w takie rzeczy, jak: spisanie regulaminu pracy zdalnej, szkolenia z tematów miękkich, podglądanie i inspirowanie się dobrymi praktykami firm zagranicznych, które od dłuższego czasu funkcjonują na zasadzie home office. Z czasem każda organizacja wypracuje własne sposoby na radzenie sobie z trudnościami wewnętrznymi czy indywidualnymi predyspozycjami członków zespołów. Na początek dobrze odkryć, w czym tkwi główne źródło stresu pracowników i skorzystać z proponowanych wyżej rozwiązań. Zadbajmy o to, aby pracownicy nie zniechęcili się do pracy zdalnej, która, jak pokazują prognozy, zostanie wpisana na stałe w funkcjonowanie naszych firm, również po zakończeniu epidemii.

, , , , , , , , ,