8 najważniejszych wyzwań modelu pracy hybrydowej

W maju 2021 roku opublikowaliśmy raport dotyczący efektywności pracy zdalnej, z którego wynika, że po zakończonej epidemii Polacy nie chcą wracać do biur w pełnym wymiarze godzin. Model pracy hybrydowej to ten najbardziej oczekiwany wśród pracowników. Nowa rzeczywistość tworzy się na naszych oczach i wielu pracodawców już teraz przekształca swoje organizacje, dostosowując je do aktualnych oczekiwań na rynku pracy. Pracownicy mają różne potrzeby. Model pracy hybrydowej często okazuje się kompromisem, odpowiadającym na to zróżnicowanie potrzeb. Mimo swej elastyczności stawia on jednocześnie przed kadrą zarządzającą i działami HR wiele wyzwań. W naszym artykule znajdziesz 8 najważniejszych wyzwań wynikających z tego modelu pracy oraz poznasz propozycje rozwiązań.

W sytuacji, kiedy część zespołu pracuje zdalnie a część w biurze, mogą zdarzać się braki w komunikacji, nieporozumienia. Naturalną rzeczą jest wymiana informacji zawodowych pomiędzy grupą osób znajdujących się w biurze podczas spotkań nieformalnych tj. w przerwie na lunch, w kolejce do ekspresu lub po prostu w trakcie rozmowy na open space. Informacje te nie dotrą do grupy pracującej zdalnie, co może spowodować niedomówienia, konflikty i błędy w projektach.

Rozwiązanie:

1. Regularne spotkania całego zespołu, których celem jest zaplanowanie działań. Każda osoba opowiada, nad czym aktualnie pracuje, z czym ma problem i jakiej pomocy oczekuje. Jest to czas na zadawanie pytań, rozwiązywanie kłopotliwych sytuacji. Takie spotkania umożliwiają planowanie działań, wprowadzanie usprawnień i zmian w pracy wszystkich członków zespołu.
2. Dokumentowanie spotkań powinno być dobrym nawykiem każdego pracownika. Dotyczy to spotkań na żywo i rozmów mających wpływ na pracę w projektach oraz pracę całego zespołu. Warto opracować strategię, aby spisywać wszystkie informacje, które są ważne dla danego projektu lub są ustaleniami pracy zespołu. Niezapisane informacje nie są wiążące.

W modelach hybrydowych dużym wyzwaniem może okazać się organizowanie spotkań, które będą efektywne dla całego zespołu. Część osób łączy się z domu za pomocą laptopów z kamerami, a pozostali spotykają się w sali konferencyjnej w biurze. Gdy osoby w sali zaczynają między sobą rozmawiać, nie są słyszane i widziane przez osoby pracujące zdalnie. Może to prowadzić do powstania dwóch równoległych spotkań.

Rozwiązanie:

1. Zdalne spotkania dla wszystkich członków zespołu. Jeśli chociaż jedna osoba pracuje zdalnie, to spotkanie powinno mieć formę wirtualną dla wszystkich zainteresowanych. W takiej sytuacji każdy łączy się zdalnie za pomocą laptopa z kamerą (nawet Ci, którzy są w biurze). Dzięki temu wyrównujemy szanse pomiędzy grupami osób i unikamy niebezpieczeństwa powstania kilku równoległych dyskusji.
2. Dobre praktyki w organizacji, czyli szkolenia dla pracowników. W celu zwiększenia efektywności spotkań, pracodawcy powinni zapewnić dostęp do szkoleń, które pomogą zespołom prowadzić z sukcesem spotkania online.

Podczas pracy zespołowej osoby wykonujące swoje obowiązki zdalnie mogą czuć się wykluczone i wyobcowane. Nie przychodzą do biura, nie biorą udziału w kuchennych pogawędkach, omijają wspólne lunche, a na spotkaniach rzadziej zabierają głos. Mogą mieć poczucie, że ich opinie mniej się liczą niż osób pracujących stacjonarnie. Może to prowadzić do konfliktów, frustracji, zaburzać poczucie przynależności do firmy oraz powodować trudności w budowaniu relacji z innymi członkami zespołu.

Rozwiązanie:

1. Wyrównanie poziomu dyskusji dla wszystkich, czyli podobnie, jak w przypadku przeprowadzania efektywnych spotkań, ważne jest organizowanie wyłącznie spotkań w formie zdalnej dla wszystkich członków zespołu, tych pracujących zdalnie oraz stacjonarnie.
2. Integracja zespołu w zespołach hybrydowych jest niezwykle ważna. W zależności od środków, jakimi dysponuje firma, można organizować nieformalne spotkania online, tworzyć pokoje tematyczne na firmowym komunikatorze, wprowadzić grywalizację pomiędzy zespołami. W miarę możliwości raz na czas warto zadbać, aby cały zespół spotkał się na żywo.

W sytuacji, kiedy część zespołu łączy się zdalnie na spotkanie a część znajduje się w sali konferencyjnej, często zdarzają się zakłócenia przekazu. Na takim spotkaniu nie wszyscy pracownicy w pełni widzą się i słyszą, czego przyczyną jest zła organizacja i nieprzystosowanie techniczne.

Rozwiązanie:

1. Technologia, która nie dyskryminuje żadnego pracownika wydaje się być idealnym rozwiązaniem takiej sytuacji. Salę konferencyjną należy wyposażyć w odpowiednie narzędzia, aby żaden z pracowników (pracujących w biurze lub zdalnie) nie był dyskryminowany. Na rynku dostępne są rozwiązania do przeprowadzania wideokonferencji w salach konferencyjnych, które można dobierać ze względu na wielkość pomieszczenia.
2. Wyłącznie zdalne spotkania również dla grupy pracowników wykonujących swoje obowiązki z biura.

To bardzo duże wyzwanie dla managerów zarządzających zespołem częściowo zdalnym. Bez umiejętności efektywnego zarządzania czasem, dobrej komunikacji i odpowiednich narzędzi jest to niemożliwe.

Rozwiązanie:

1. Narzędzia do zarządzania, czyli np. dobra platforma do zarządzania zadaniami, gdzie manager ma podgląd i kontrolę nad wszystkimi członkami zespołu i przypisanymi do nich działaniami. Jest to podstawa dobrej organizacji pracy w modelu hybrydowym.
2. Spotkania 1 na 1, czyli cykliczne krótkie rozmowy pracownika z managerem, które coraz częściej są stosowane w dużych organizacjach. Tego typu spotkania prowadzone są zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. Ich celem jest zdobycie informacji, czy dana osoba w danym momencie nie potrzebuje wsparcia, czy chce się podzielić nowymi pomysłami, czy ma jakieś przemyślenia.

W modelu pracy stacjonarnej ciągle nadarzają się okazje do prowadzenia nieformalnych rozmów i nawiązywania wzajemnych interakcji. W przypadku zespołu hybrydowego należy zadbać, aby wszyscy członkowie czuli się ważni i stanowili zgraną drużynę.

Rozwiązanie:

1. Nieformalne spotkania organizowane częściowo lub w pełni zdalnie przy kawie czy herbacie, w trakcie których każdy chętny ma przestrzeń do wypowiedzenia się w dowolnym temacie.
2. Pokoje tematyczne tworzone na firmowych komunikatorach. Może to być miejsce codziennych powitań i pożegnań pracowników, co wniesie namiastkę biurowych zwyczajów dla pracowników zdalnych. Innym rozwiązaniem są pokoje, w których w czasie przerwy od pracy można podzielić się śmiesznymi memami lub historiami.

Organizacja pracy w modelu hybrydowym polega na połączeniu ze sobą dwóch światów: świata zdalnego oraz rzeczywistości biurowej. Ten model pracy jest aktualnie bardzo pożądany, ale przeprowadzone badania wykazały, że praca zdalna jest bardziej wymagająca niż praca w biurze. Ponadto łączenie świata wirtualnego z rzeczywistym może być stresujące, wyczerpujące, a nawet prowadzić do wypalenia zawodowego. Pracodawcy muszą również pamiętać o aktualnej sytuacji, czyli ciągle trwającej epidemii koronawirusa. Wynikające z tego powodu obostrzenia i zalecenia pogłębiają wśród pracowników lęki i obawy związane nie tylko z pracą, ale po prostu z tym, co będzie dalej.

Rozwiązanie:

1. Techniki relaksacyjne, które pomogą zapobiec wystąpieniu negatywnych skutków wynikających z przewlekłego stresu. Firmy mogą zaoferować swoim pracownikom stały dostęp do technik relaksacyjnych (np. w formie szkolenia e-learningowego), które mogą być praktykowane zarówno w trakcie pracy, jak i o dowolnej porze dnia. Nie każdy potrafi się zrelaksować, ale każdego można relaksacji nauczyć.
2. Terapia dla osób, które nie potrafią sobie poradzić ze swoimi problemami. Propozycja terapii może wyjść od pracodawcy, który zapewni pracownikom dostęp do specjalistów.

Zespoły hybrydowe potrzebują dostępu do danych i aplikacji zarówno wewnątrz sieci firmowej, jak i poza nią. Wymuszone przez pandemię przejście na pracę zdalną spowodowało luki w bezpieczeństwie i otworzyło przestępcom wiele możliwości do działania. W modelu hybrydowym pojawiają się problemy z bezpieczeństwem w środowisku chmurowym. Hakerzy liczą również na błędy pracowników, bo to one najczęściej umożliwiają cyberataki, m.in. ataki phishingowe.

Rozwiązanie:

1. Edukacja pracowników, czyli inwestycja firm w dobre szkolenia z cyberbezpieczeństwa. Dzięki temu pracownicy nauczą się rozpoznawać cyberzagrożenia, poznają metody działania cyberprzestępców oraz będą wiedzieli, jak zareagować w razie wykrycia cyberataku.
2. Nowa strategia opracowana przez firmy, dotycząca bezpiecznego modelu hybrydowego opartego o architekturę bazującą na chmurze z wykorzystaniem narzędzi zabezpieczających ten model pracy, np. SD-WAN.
3. Zero Trust oznacza, że pracownik zdalny otrzymuje dostęp tylko do potrzebnych mu zasobów.

Wprowadzenie modelu hybrydowego w organizacji wiąże się z wieloma wyzwaniami, których część opisaliśmy w naszym artykule. Nie warto jednak się zniechęcać. Odpowiednie zaplanowanie, zorganizowanie i wdrożenie systemu hybrydowego sprawi, że pracownicy będą efektywnie wykonywali swoje obowiązki, a firma będzie marką atrakcyjną na rynku pracy. Nowa rzeczywistość stawia przed nami nowe wyzwania. których nie trzeba się obawiać, gdyż mogą okazać się ważnym czynnikiem rozwoju dla naszej organizacji.