Jak przygotować się do spotkania online? 7 wskazówek dla organizatorów i uczestników

To nie jedyne pytania (i wyzwania!), które stają przed uczestnikami spotkań online. Telekonferencje to już nasza codzienność (w ten sposób pracujemy już długie miesiące), dlatego postanowiliśmy podzielić się z Wami wskazówkami i dobrymi praktykami, które wypracowaliśmy w naszym zespole.

W każdym typie rozmowy (zarówno tej z włączoną kamerą, jak i bez wizji; tej z kolegą z zespołu, jak i z klientem) warto wyglądać schludnie. Nie chodzi o to, aby występować w garniturze (chyba że tego wymaga Twoja praca), ale należy pamiętać, aby ubiór był dostosowany do sytuacji. Lepiej więc zrezygnować z wyciągniętej bluzy na rzecz casualowej koszuli. To, że pracujemy z domu, nie oznacza, że nie musimy dbać o wygląd.

Wskazówka: warto poświęcić kilka chwil na założenie odpowiedniego stroju, nawet jeżeli ma być to konferencja bez video. Nigdy nie wiesz, czy ktoś nie wpadnie na pomysł, aby „się zobaczyć”.

To, czy kamera powinna być włączona czy wyłączona zależy od zasad panujących na danym spotkaniu. Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy czuje się komfortowo z włączoną kamerą i warto to uszanować. Powody mogą być różne – od zwykłej nieśmiałości do niechęci pokazania własnego mieszkania. Włączenie empatii, a wyłączenie surowych ocen i wymagań na pewno sprawi, że rozmowa odbędzie się w milszej atmosferze.

Podczas spotkania online upewnij się, czy wszyscy dobrze Cię słyszą. Postaraj się wyeliminować hałas i szum, który może przeszkadzać pozostałym uczestnikom spotkania. W trakcie rozmowy nie przerywaj innym. Jeżeli nie zabierasz głosu, wycisz mikrofon przyciskiem mute. Aby ograniczyć hałasy z zewnątrz i poprawić jakość dźwięku, używaj słuchawek z mikrofonem.

W trakcie rozmowy dzwoni do drzwi kurier z ważną przesyłką? A może Twoje małe dziecko właśnie radośnie wbiegło do pokoju? Nie martw się! Zdarzyło się najlepszym. Zapewne pamiętasz, jak w trakcie wywiadu dla BBC do pokoju eksperta weszła (krokiem tanecznym) jego córeczka, po czym pojawił się w chodziku następny potomek, a na końcu wpadła tam mama radosnej dwójki? Wizyta kuriera, czasowe problemy techniczne czy niespodziewane wejście dziecka nie jest najbardziej pożądanym wydarzeniem podczas telekonferencji, ale po prostu może się zdarzyć. W takiej sytuacji najlepiej jest uśmiechnąć się i przeprosić za nieplanowaną przerwę lub problemy techniczne, a następnie kontynuować spotkanie.

Dzielenie ekranu to niezwykle przydatna opcja. Jeden klik i już towarzysz Twojej rozmowy widzi, co masz na ekranie i co chcesz pokazać. Dzielenie ekranu stwarza jednak pewne niebezpieczeństwa. Przede wszystkim – widać wszystko, co masz otwarte. Warto zastanowić się, czy aktualna tapeta na pewno będzie wyglądała profesjonalnie (kotki czy misie to może nie najlepszy wybór), po drugie – czy nie masz włączonych linków, które mogą być odebrane negatywnie, np. Facebook, allegro lub prywatne rozmowy.

Przed planowanym spotkaniem poświęć czas na sprawdzenie sprzętu. Warto upewnić się, czy:

• laptop jest naładowany,
• mikrofon i słuchawki działają w aplikacji do wideokonferencji,
• masz właściwy link do spotkania,
• nie ma problemów z połączeniem internetowym.

Bądź punktualny i przygotowany – nie każ na siebie czekać pozostałym uczestnikom spotkania.

To, jak ustawisz kamerę oraz jakie tło masz za sobą naprawdę ma znaczenie. Postaraj się być widocznym od czubka głowy po środek klatki piersiowej lub pas. Nie chodzi przecież o to, aby współrozmówcy widzieli tylko Twoje czoło. Zadbaj także o to, co masz za sobą – chaos (nawet twórczy), bałagan (np. rozrzucone ubrania) zdecydowanie nie poprawią Twojego wizerunku.

Wskazówka: warto ustawić się w taki sposób, aby za sobą mieć czyste tło, np. ścianę. To zniweluje problem bałaganu. A jeżeli sytuacja jest podbramkowa – ustaw wybrane tło dostępne w programie online do spotkań.

Mamy nadzieję, że dzięki naszym poradom poczujesz się pewniej w trakcie swoich wirtualnych rozmów. Powodzenia!