Zarządzanie zespołem rozproszonym – 5 kluczowych wskazówek dla liderów
W domu, w biurze, a czasem w różnych krajach i strefach czasowych – to, co stanowi największą zaletę pracy zdalnej, czyli możliwość wykonywania zadań z dowolnego miejsca, jest jednocześnie jej największym wyzwaniem. Choć wiadomo, że home office zostanie z nami na dłużej nadal przysparza sporo trudności. Co powinien wiedzieć każdy lider, który zdalnie zarządza zespołem rozproszonym?
Czas na pozyskanie nowych kompetencji liderskich
Niespodziewana konieczność przejścia na pracę zdalną w 2020 roku wymusiła na firmach szybkie przystosowanie się do nowego modelu zarządzania. Liderzy nowo powstałych zespołów rozproszonych radzili sobie, jak mogli, bo oznaczało to „być albo nie być” dla większości organizacji. Szybkość zmian i ich skuteczność nie zawsze szły jednak w parze z jakością, o czym świadczą statystyki z tamtego okresu. Wielu liderów nisko oceniało swoje kompetencje w zakresie zarządzania zespołami rozproszonymi i czuło się niepewnie w nowej roli. Obecnie, kiedy wszyscy oswoili się z myślą, że praca zdalna zostaje z nami na dobre, liderzy, którzy chcą pozostać na topie, muszą podnieść swoje kompetencje w tym zakresie. Jakie dokładnie?
Rola lidera zespołu rozproszonego
Bez względu na branżę, rodzaj jednostki organizacyjnej, wielkość zespołu czy charakter pracy, rola menedżera wydaje się być taka sama. Jego głównym zadaniem jest organizacja pracy i motywowanie zespołu do osiągania jak najlepszych wyników. W zespołach rozproszonych nie jest inaczej, choć na liderów spada w tym przypadku większa odpowiedzialność. Bo to oni w największym stopniu wpływają na kształtowanie właściwej kultury organizacyjnej, budowanie zaangażowania, przekazywanie firmowych wartości czy wzmacnianie relacji wśród pracowników. Kiedy członkowie zespołu mają mało okazji do wspólnych spotkań, największym wyzwaniem staje się właściwa komunikacja. Pod tym pojęciem kryje się jednak sporo ważnych aspektów, które składają się na skuteczne przywództwo.
5 kluczowych wskazówek dla liderów zespołów rozproszonych
Czerpiąc z najlepszych praktyk na rynku, przedstawiamy pięć kluczowych obszarów, na których powinien skupić się dobry lider zespołu rozproszonego.
#1. Rozwijaj swoje kompetencje przywódcze
W czasach, w których od liderów oczekuje się przede wszystkim empatycznego przywództwa, skoncentrowanego na pracowniku, stawianie rozwoju liderów na pierwszym miejscu, wydaje się nadużyciem. Jednak to właśnie stałe podnoszenie kompetencji stanowi o sile przywództwa. Dlaczego? Bo tylko liderzy, którzy znają swoje mocne i słabe strony, potrafią być prawdziwymi partnerami dla swojego zespołu. Tacy liderzy są świadomi swojej niewiedzy i zarządzają z poziomu zaufania i wiary w kompetencje zespołu. Jednocześnie pozwalają pracownikom wziąć odpowiedzialność za ich pracę, wspierając w nich tym samym poczucie autonomii. To przywódcy, którzy ograniczają kontrolę na rzecz aktywizowania i wspierania zespołów, ale tylko wtedy, kiedy jest to potrzebne.
#2. Regularnie sprawdzaj potrzeby swojego zespołu
Dynamiczne środowisko biznesowe i trudna sytuacja gospodarczo-ekonomiczna na świecie mają ogromny wpływ na pracowników. Ich potrzeby mogą zmieniać się tak samo dynamicznie, jak ich otoczenie. Odczytanie tych potrzeb, a także nastrojów i emocji, które mogą towarzyszyć pracownikom, jest wyjątkowo trudne w zespołach rozproszonych. Nowoczesne technologie i dobrze zaplanowane procesy organizacyjne (w tym dobra komunikacja wewnętrzna czy procesy L&D) są tu ogromnym wsparciem, ale w takich niepewnych czasach to liderzy pełnią rolę pierwszych katalizatorów i odbiorców wszelkich komunikatów od pracowników. Muszą być więc przygotowani i otwarci na ich przyjęcie, bo tylko w ten sposób mogą w pełni wspierać ich zaangażowanie. Regularne badanie potrzeb i rozmowa o samopoczuciu powinny stanowić stały element wideokonferencji czy spotkań online.
#3. Jasno definiuj cele
Bariery komunikacyjne, które napotykają liderzy zespołów rozproszonych, związane są nie tylko z odległością, ale także z różnorodnością zespołu. Od wielu lat mówi się o korzyściach płynących z zatrudniania osób o odmiennym pochodzeniu, wieku, doświadczeniu zawodowym czy poglądach. Taki zespół wymaga jednak szczególnej uwagi w kontekście rozumienia wspólnego celu. Od lidera oczekuje się przejrzystej, prostej, zwięzłej, ale także regularnej komunikacji w zakresie:
- oczekiwań wobec pracownika,
- podziału obowiązków,
- czasu na wykonanie konkretnych zadań,
- upewniania się, czy wszystko jest zrozumiałe i dawania przestrzeni na zadawanie pytań,
- rozliczania efektów wykonanych zadań (ale nie działań – zaufanie!).
#4. Bądź otwarty na feedback
Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w sytuacji nieustannych zmian i pośpiechu. W takim otoczeniu liderom łatwo przegapić istotne kwestie w zakresie swoich własnych metod zarządzania i kompetencji, które mają przecież służyć firmie i zespołowi. Otwarcie się na feedback ze strony pracowników pomaga utrzymać efektywność pracy zespołu. Uzyskanie szczerych i konstruktywnych opinii wymaga jednak stworzenia atmosfery bezpieczeństwa i zaufania w zespole oraz dostarczenia pracownikom właściwych narzędzi (np. ankiet wypełnianych z poziomu wewnętrznych platform IT).
#5. Postaw na budowanie relacji
Na czym polega opisany przez Microsoft największy paradoks pracy hybrydowej? Pracownicy nie wyobrażają sobie całkowitego powrotu do pracy stacjonarnej, a jednocześnie potrzebują pogłębić relacje z innymi pracownikami. Liderzy zarządzający zespołami rozproszonymi muszą więc włączyć w codzienną rutynę spotkań online drobne gesty, które wpływają na samopoczucie. Mogą to być tzw. small talki czy wspólna celebracja sukcesów. Ale ważny jest także kontakt 1:1 i możliwość pogłębionej rozmowy, podczas której można poruszyć temat codziennych wyzwań zawodowych czy docenić zaangażowanie.
Najbardziej skuteczni przywódcy przyciągają do swoich zespołów największe talenty i potrafią zarządzać zespołem tak, aby stale zwiększać wydajność i osiągać założone cele. Osiągają to przede wszystkim dzięki stałemu podnoszeniu własnych kwalifikacji i ewaluacji swojej pracy, przejrzystej komunikacji i otwartości na potrzeby swoich pracowników. Pożądane w dzisiejszych czasach empatyczne, a jednocześnie silne przywództwo, sprawdza się doskonale w zarządzaniu zespołami rozproszonymi, ale tylko jeśli idą za nim konkretne działania.