Onboarding online: chwilowa potrzeba czy trwała zmiana w organizacjach?

Dobrze zaprojektowany proces wdrożenia to nie tylko pierwszy krok w budowaniu relacji z nowym pracownikiem – to realne oszczędności:

• mniej rotacji,
• mniej ponownych rekrutacji,
• mniej chaosu w działaniach zespołu HR.

Każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień pracy – niepewność, zagubienie, stres. Nie jest to łatwe przeżycie, nawet dla osób otwartych, łatwo nawiązujących kontakty. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej te emocje są jeszcze silniejsze. Dlatego odpowiednio zaprojektowany i przemyślany onboarding online staje się dziś nie tylko odpowiedzią na nowe warunki pracy, ale fundamentem dobrej kultury organizacyjnej.

W zależności od wielkości firmy, za proces onboardingowy odpowiadają różne osoby – dział HR, menedżerowie, czasem sam zespół. Bez względu na to, kto realizuje wdrożenie, źle przeprowadzony onboarding może poważne odbić się na reputacji firmy i jej rentowności. Duża rotacja pracowników oraz niepochlebne opinie w sieci nie są oczekiwane przez żadnego pracodawcę. Rekruterzy, pracownicy działów HR, menedżerowie czy inni specjaliści, działający w imieniu firmy, którym zależy na wypracowaniu modelu wzorowego wdrażania nowych pracowników, nie muszą i nie powinni być pozostawieni sami sobie. Z pomocą przychodzą im zewnętrzni eksperci, którzy projektują onboarding jako zintegrowany system. W skład takiego programu wchodzi pakiet szkoleń i materiałów pomocniczych w wersji online (prezentacje, interaktywne PDF-y, video, animacje itd.). Poszczególne elementy micro i macrolearningowe można ze sobą dowolnie miksować w zależności od zapotrzebowania.

• wysłać powitalnego maila z elementami wizualnymi (np. film, animacja),
• przekazać ogólne materiały o firmie,
• zaprosić na nieformalne spotkanie (online lub offline),
• zadbać o przygotowanie sprzętu i dokumentów.

To nie tylko miły gest – to element strategii employer brandingowej, który buduje zaangażowanie zanim pracownik przekroczy próg biura lub zaloguje się pierwszy raz zdalnie.

Drugi etap to czas realizacji planu wdrożeniowego. Warto zadbać o:

• jasną agendę dla nowego pracownika i jego opiekuna,
• stopniowe dawkowanie wiedzy,
• różnorodność formatów (PDF, video, animacje).

Przemyślany plan chroni przed chaosem i przeciążeniem – pracownik czuje się bezpiecznie i zaopiekowany, a opiekun działa według ustalonego schematu.

Warto na bieżąco sprawdzać poziom komfortu psychicznego pracownika i stopień opanowania nowej wiedzy i umiejętności. W sytuacji wdrożenia w czasie pracy zdalnej jest to szczególnie ważne, ponieważ nowo zatrudniony z założenia ma nieco trudniej: nie poczuje tzw. atmosfery biura, nie spotka się na kawie ze współpracownikami czy nie uzyska natychmiastowej pomocy w postaci np. instruktażu technicznego. Nowoczesny zdalny onboarding musi sprostać również takim wyzwaniom. Klimat biura można oddać przy pomocy filmików, animacji i fotoreportaży z miejsca pracy, „na kawę” i pogaduszki z pozostałymi członkami zespołu umówimy się dzięki dostępnym już na rynku aplikacjom, a instruktaż obejrzymy w intranecie lub „na żywo” poprzez komunikator. Nie można zapomnieć o tym, że czas wdrożenia jest tym momentem, w którym pracownik ma prawo uzyskać odpowiedzi na wszystkie nurtujące go pytania.

Gdy pierwsze tygodnie miną, czas na refleksję i ewaluację. Post-onboarding to moment, by zapytać:

• Jak się czujesz w zespole?
• Czy wszystko było dla Ciebie jasne?
• Co możemy poprawić?

Dobrze zaprojektowania ankieta i rozmowa feedbackowa pomogą w ciągłym doskonaleniu procesu, a także w wyłapywaniu ryzyk we wczesnym etapie.

Czy onboarding online to tylko rozwiązanie tymczasowe? Zdecydowanie nie.

Firmy zatrudniają dziś hybrydowo, międzynarodowo, zdalnie. Potrzebują rozwiązań, które są:

• skalowalne,
• spójne komunikacyjnie,
• odporne na zmiany (np. związane z trybem pracy).

Z pomocą przychodzą tu zdalne programy onboardingowe, które integrują e-learning, automatyzację i dobre doświadczenie użytkownika. Ich wdrożenie nie jest kosztowne – przeciwnie, zmniejsza koszty HR w długim terminie.

Przemyślany, zautomatyzowany, atrakcyjny wizualnie program onboardingowy to rozwiązanie na miarę dzisiejszych czasów i inwestycja w employer branding, retencję i efektywność zespołu. Jak wskazują badania O.C. Tanner, właściwie przeprowadzony onboarding jest w stanie zatrzymać około 91% pracowników w firmie na minimum trzy lata. Buduj zatem nowoczesną organizację i wprowadź do niej onboarding dopasowany do Twoich potrzeb.