Strategia szkoleniowa punktem wyjścia w procesie planowania i projektowania szkoleń

W każdej dużej organizacji co chwilę pojawiają się jakieś potrzeby szkoleniowe. Nowy produkt, zmiany w procedurach, nowe regulacje czy wymogi prawne, rozwój pracowników, gorące tematy wymagające zaopiekowania… Szybka realizacja szkolenia e-learningowego, które te potrzeby zaspokoi wydaje się pozornie łatwa:

• Temat? Jest!
• Ekspert? Jest!
• Materiały? Gotowe!

Przekazujemy je dostawcy i patrzymy, jak zmieniają się w mniej lub bardziej interaktywne slajdy zaopatrzone w lektora i logo. Wystarczy?

Jeśli celem jest tylko to, by szkolenie – zgodnie z prawnym wymogiem – zawisło na platformie, może tak. Ale jeśli chcemy, by miało realny wpływ na czyjeś zachowanie? By faktycznie pomogło komuś w codziennej pracy, rozwiązało problem? Wtedy warto przebudować swoją strategię planowania i projektowania szkoleń. A może nawet zbudować ją od podstaw.

Kojarzycie długie listy celów szkolenia zaczynające się od słów: Będziesz wiedzieć/będziesz znać…? Codzienne doświadczenie każdego z nas, poparte głównymi tezami andragogiki, mówi, że my, dorośli, uczymy się wtedy, kiedy wiemy, że nam się to do czegoś przyda. Nikt z nas, nawet największy entuzjasta szkoleń, nie będzie wkuwał długiej definicji umieszczonej na zablokowanym slajdzie, jeśli w codziennej pracy nie jest mu ona do niczego potrzebna.

Strategia szkoleniowa powinna zawsze zaczynać się od ustalenia celu. Rzeczywistego i mierzalnego, wynikającego z odpowiedzi na pytania: Z czym nasi pracownicy mają problem? Do czego nasze szkolenie ma im się przydać? Jakie zachowania chcemy zmienić? Co chcemy poprawić? Na jakim rezultacie nam zależy? Jak chcemy ten rezultat zmierzyć?

Kiedy mamy ustalony cel, zastanówmy się, co nasi pracownicy muszą robić, aby go osiągnąć. Myślmy w kategoriach działań, zachowań, nie teorii. Określenie: „znają zasady bezpieczeństwa informacji” nie jest opisem działania. Należy je zastąpić wieloma konkretnymi przykładami, takimi jak: „rozpoznają maile phishingowe”, „szyfrują wiadomości zawierające dane poufne”, „zgłaszają naruszenia bezpieczeństwa”, „nie klikają w podejrzane linki”, „nikomu nie przekazują swoich danych do logowania” i tak dalej. Szkielet naszego szkolenia powinien być zbudowany z tych działań. To są zachowania, których oczekujemy od pracowników i które szkolenie ma im pomóc przećwiczyć i wypracować.

Być może mamy przygotowanych wiele merytorycznych treści z procedurami, zasadami i definicjami. Aż żal nie umieścić tego wszystkiego w szkoleniu, prawda? Jednak – nie umieszczajmy. Wybierzmy tylko te informacje, które są niezbędne, by wdrożyć pożądane działania. Czy faktycznie nasi pracownicy muszą znać na pamięć wszystkie przepisy prawa związane z ochroną danych osobowych? Które z tych przepisów dotyczą ich codziennej pracy? Selekcja materiałów nie jest łatwym zadaniem, powszechne są tendencje do przeładowywania szkoleń ogromnymi partiami wiedzy. Im jej więcej, tym mniejszy ma ona jednak wpływ na kogokolwiek.

Kiedy wiemy już, co chcemy osiągnąć i za pomocą jakich działań oraz informacji, możemy zastanowić się nad tym, w jaki sposób. Dostawcy szkoleń oferują dziś wiele rozwiązań: szkolenie e-learningowe może zostać uzupełnione lub zastąpione tutorialem, grą, animacją, webinarem czy filmem… Warto zastanowić się, jaka forma najlepiej przysłuży się naszemu celowi, przedyskutować kwestie rozwiązań metodologicznych i wizualnych z ekspertami, którzy na co dzień zajmują się projektowaniem szkoleń. Forma ma służyć naszym celom, nie może być nadrzędna i nie powinna być z góry ustalona.

Działy L&D oraz działy HR stają dziś przed wieloma nowymi wyzwaniami. Duże organizacje kładą nacisk na doświadczenie pracownika, well-being, kwestie związane z różnorodnością, rozwojem liderów czy rozwojem umiejętności miękkich. To wszystko wymaga także szkoleniowego zaopiekowania. Łatwo popaść w pułapkę szybkiego produkowania treści i zapychania platform wielkimi paczkami wiedzy, których tak naprawdę nikt nie ma ochoty otwierać. Zalecamy zrobienie kroku w tył. „Zróbmy jakiś e-learning”? – czemu nie! Ale najpierw zbadajmy potrzeby szkoleniowe, ustalmy plan i projekt szkolenia. Zawalczmy o konkretne rezultaty.