Biblioteka szkoleń gotowych w firmie – jak zaplanować jej wdrożenie?

Samo udostępnienie kursów na platformie nie gwarantuje jednak, że pracownicy zaczną z nich korzystać. Szczególnie wtedy, gdy po zalogowaniu widzą kilkadziesiąt tematów i nie wiedzą, od czego zacząć, które szkolenia są dla nich przeznaczone ani kiedy mają znaleźć czas na naukę.

Dobrze wdrożona biblioteka szkoleń gotowych ułatwia działom HR oraz L&D reagowanie na nowe potrzeby, rozwijanie kompetencji w całej organizacji i zapewnia szybki dostęp do aktualnej wiedzy. Żeby jednak rzeczywiście spełniała tę funkcję, jej uruchomienie warto potraktować jak proces wdrożeniowy, a nie tylko zadanie techniczne.

Jak wdrożyć bibliotekę szkoleń gotowych? Najpierw należy określić jej cel, przypisać treści do odpowiednich grup pracowników, zaplanować sposób dostępu i komunikację, zaangażować menedżerów, zapewnić czas na naukę, a następnie przeprowadzić pilotaż i monitorować wykorzystanie dostępnych materiałów.

Jedna lista kursów dla całej organizacji rzadko będzie najlepszym rozwiązaniem. Innych treści potrzebuje nowa osoba w firmie, innych doświadczony menedżer, a jeszcze innych pracownik działu finansowego, sprzedaży czy HR. Przed uruchomieniem biblioteki warto podzielić odbiorców według takich kryteriów, jak:

• rola i zakres odpowiedzialności,
• dział lub jednostka biznesowa,
• staż pracy,
• poziom doświadczenia,
• wymagania prawne,
• aktualne cele rozwojowe.

Przykładowo podstawowe szkolenie z przeciwdziałania mobbingowi może zostać udostępnione wszystkim pracownikom, natomiast rozszerzenie dla menedżerów – wyłącznie osobom zarządzającym zespołami. Kursy dotyczące feedbacku, komunikacji czy zarządzania zmianą mogą tworzyć ścieżkę liderską. Szkolenia z bezpieczeństwa informacji, prostego języka i organizacji pracy mogą natomiast uzupełniać program onboardingowy.

Dzięki takiemu podziałowi pracownik widzi treści związane głównie ze swoją rolą i codziennymi wyzwaniami. Biblioteka staje się wtedy uporządkowanym środowiskiem rozwojowym, a nie długą listą przypadkowych kursów.

3. Określ status każdego szkolenia

Pracownik powinien od razu wiedzieć, czego organizacja od niego oczekuje. W bibliotece mogą znaleźć się trzy rodzaje treści.

Szkolenia obowiązkowe

Są związane z przepisami, bezpieczeństwem lub standardami organizacji. Mają określony termin, a ich realizacja jest monitorowana.

Szkolenia rekomendowane

Są przypisywane konkretnym grupom, np. nowym menedżerom, osobom pracującym z klientami albo zespołom przechodzącym przez zmianę.

Szkolenia dostępne do samodzielnego wyboru

Tworzą otwartą ofertę rozwojową. Pracownicy mogą korzystać z nich zgodnie ze swoimi potrzebami, zainteresowaniami lub wyzwaniami, z którymi mierzą się w pracy.

Kategorie te warto wyraźnie rozdzielić zarówno na platformie, jak i w komunikacji. Użytkownik powinien wiedzieć:

• co musi ukończyć,
• co jest mu szczególnie rekomendowane,
• z czego może skorzystać dobrowolnie.

Ma to znaczenie także dla sposobu, w jaki pracownicy postrzegają e-learning. Jeżeli przez długi czas kojarzy się on wyłącznie z obowiązkowymi kursami compliance, podobnie może zostać odebrana cała biblioteka. Otwarta część rozwojowa pokazuje natomiast, że szkolenia mogą być praktycznym wsparciem dostępnym wtedy, gdy pojawia się konkretna potrzeba.

4. Nie uruchamiaj wszystkiego jednego dnia

Duża liczba tematów jest zaletą biblioteki, ale dla użytkownika nierzadko oznacza trudność w podjęciu decyzji. Od którego kursu zacząć? Który jest najważniejszy? Czy trzeba ukończyć wszystkie? Ile czasu zajmie ich realizacja?

Zamiast udostępniać cały katalog bez żadnej hierarchii, lepiej zaplanować wdrożenie etapami. Na początku wybierz kilka najważniejszych tematów, a następnie regularnie promuj kolejne obszary.

Przykładowy harmonogram:

• bezpieczeństwo i compliance,
• komunikacja i współpraca,
• rozwój liderów,
• well-being i efektywność osobista.

Pozostałe materiały mogą być cały czas dostępne w katalogu. Główna komunikacja koncentruje się jednak na wybranych kursach, dzięki czemu pracownicy nie zostają sami z długą listą opcji. Dobrym rozwiązaniem jest także:

• comiesięczne polecenie wybranego szkolenia,
• tworzenie krótkich kampanii tematycznych,
• powiązanie kursów z wydarzeniami w organizacji,
• przygotowanie ścieżek na konkretne momenty kariery pracownika.

Szkolenie z zarządzania zmianą może zostać wypromowane podczas transformacji, kurs dotyczący feedbacku przed cyklem rozmów rozwojowych, a materiały z cyberbezpieczeństwa w ramach kampanii zwiększającej świadomość zagrożeń.

5. Ustal, gdzie i w jaki sposób pracownicy będą się uczyć

Jeśli organizacja ma własną platformę LMS, gotowe szkolenia mogą zostać wdrożone w znanym już pracownikom środowisku. Administratorzy mogą wtedy przypisywać kursy, ustalać terminy, śledzić postępy i przygotowywać raporty. Brak własnego systemu nie musi blokować wdrożenia. Bibliotekę można uruchomić razem z platformą LMS, która pozwala na zarządzanie użytkownikami, publikowanie treści i monitorowanie realizacji szkoleń.

Przed wdrożeniem warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• kto będzie administratorem biblioteki?
• w jaki sposób pracownicy otrzymają dostęp?
• jak będą przypisywane szkolenia obowiązkowe i rekomendowane?
• jakich raportów potrzebują HR, L&D i właściciele poszczególnych procesów?
• czy na platformie znajdą się także własne materiały organizacji?
• gdzie użytkownicy będą zgłaszać problemy techniczne?
• kto będzie odpowiadać za aktualizację katalogu?

Dobrze skonfigurowana platforma porządkuje proces, ale sama nie zastąpi planu wdrożenia. Nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli pracownicy nie wiedzą, po co mają do niego zaglądać.

6. Uzupełnij szkolenia o kontekst organizacji

Gotowe szkolenie można udostępnić bez zmian, ale w wielu przypadkach warto dopasować wybrane elementy do realiów firmy. Nie chodzi o pełną przebudowę kursu. Często wystarczy dodać kilka konkretnych informacji:

• wewnętrzne procedury,
• nazwy działów i funkcji,
• firmowe dane kontaktowe,
• przykłady z codziennej pracy,
• elementy identyfikacji wizualnej,
• dodatkowe wersje językowe.

W szkoleniu z ochrony sygnalistów ważna będzie informacja o funkcjonujących w organizacji kanałach zgłoszeń. W kursie dotyczącym cyberbezpieczeństwa – wskazanie, co pracownik powinien zrobić po otrzymaniu podejrzanej wiadomości. W szkoleniu antymobbingowym – przedstawienie obowiązujących procedur i dostępnych form wsparcia.

Gotowe szkolenie zapewnia szybki start, natomiast dodatkowy moduł pozwala osadzić treść w realiach firmy. Więcej o takim modelu piszemy w artykule „Gotowe czy dedykowane szkolenie e-learningowe?”.

W MyNetwork gotowe szkolenia możemy uzupełnić m.in. o dedykowany moduł, procedury organizacji, logo i elementy identyfikacji wizualnej oraz dodatkowe wersje językowe. Klienci korzystający z biblioteki mogą również zgłaszać potrzeby dotyczące kolejnych tematów.

7. Przygotuj komunikację jeszcze przed startem

Jednym z najczęstszych błędów przy wdrażaniu e-learningu jest założenie, że pracownicy sami zauważą nowe szkolenia na platformie. Przed uruchomieniem biblioteki powinni otrzymać jasną odpowiedź na kilka podstawowych pytań:

• dlaczego uruchamiamy bibliotekę?
• co można w niej znaleźć?
• które szkolenia są przeznaczone dla mnie?
• które z nich są obowiązkowe?
• ile czasu mam na realizację?
• czy mogę uczyć się w godzinach pracy?
• gdzie znajdę pomoc?

Informacje te warto przekazać w wiadomości e-mail, intranecie, krótkim materiale wideo, podczas webinaru lub spotkań zespołowych. Kanał jest ważny, ale ważniejszy jest sposób przedstawienia korzyści.

Komunikat: „do końca miesiąca należy ukończyć szkolenie” informuje wyłącznie o obowiązku. Nie pokazuje, dlaczego temat jest istotny. Dobrze jest wyjaśnić, z jakimi sytuacjami pracownik może spotkać się w codziennej pracy i w jaki sposób kurs pomoże mu właściwie zareagować. W przypadku szkoleń rozwojowych kluczowe jest, aby odwołać się do konkretnych wyzwań: trudnych rozmów, przeciążenia spotkaniami, zarządzania zmianą czy współpracy w zróżnicowanym zespole.

Komunikacja nie powinna kończyć się w dniu uruchomienia. O bibliotece powinno się regularnie przypominać, prezentować kolejne tematy i pokazywać sytuacje, w których dostępne materiały mogą być przydatne.

Więcej pomysłów znajdziesz w artykule „Jak wypromować szkolenie e-learningowe w firmie?”.

8. Zaangażuj menedżerów i zapewnij czas na naukę

Menedżerowie mają duży wpływ na to, jak pracownicy potraktują bibliotekę. Jeżeli lider mówi o szkoleniu jako o dodatkowym obowiązku zleconym przez HR, trudno oczekiwać dużego zaangażowania. Jeśli natomiast potrafi połączyć temat z aktualnymi wyzwaniami zespołu i daje pracownikom przestrzeń na naukę, kurs zyskuje inne znaczenie.

Przed startem warto przekazać menedżerom:

• cel wdrożenia,
• harmonogram,
• listę szkoleń przypisanych zespołowi,
• orientacyjny czas realizacji,
• gotowy komunikat dla pracowników,
• pomysły na wykorzystanie treści podczas spotkań.

Pracownicy zwykle nie rezygnują ze szkoleń dlatego, że nie interesuje ich rozwój. Częściej powodem jest to, że bieżące zadania zawsze wydają się pilniejsze. Jeżeli organizacja oczekuje realizacji kursów, powinna jednocześnie jasno określić:

• czy można uczyć się w godzinach pracy,
• ile czasu zarezerwować,
• jaki jest termin realizacji,
• czy kurs można podzielić na krótsze sesje,
• jak często będą przypisywane kolejne materiały.

Znaczenie ma również odpowiedni dobór formatu. Pełny kurs sprawdzi się, gdy temat wymaga uporządkowania wiedzy, przejścia przez proces lub przećwiczenia różnych sytuacji. Krótkie formy mogą natomiast przypominać najważniejsze zasady i wspierać pracownika dokładnie w momencie potrzeby.

Oba rozwiązania mogą się uzupełniać. Więcej o ich zastosowaniu piszemy w artykule „Microlearning czy pełny kurs e-learningowy?”.

9. Połącz szkolenia z codzienną pracą

Samo ukończenie kursu nie zawsze prowadzi do zmiany zachowania. Dużo zależy od tego, co wydarzy się po zamknięciu szkolenia. E-learning można połączyć z:

• rozmową z menedżerem,
• warsztatem,
• zadaniem wdrożeniowym,
• checklistą,
• materiałem przypominającym,
• dyskusją podczas spotkania zespołu,
• kampanią wewnętrzną,
• webinarem z ekspertem.

Po szkoleniu z feedbacku pracownik lepiej przygotuje się do przeprowadzenia konkretnej rozmowy. Po kursie z cyberbezpieczeństwa organizacja może przeprowadzić symulację phishingu. Po szkoleniu z zarządzania zmianą menedżerowie mogą omówić reakcje zespołu na aktualną transformację. W ten sposób e-learning nie jest pojedynczym wydarzeniem, a częścią szerszego procesu rozwojowego.

10. Zacznij od pilotażu i od razu zaplanuj pomiar

Wdrożenie biblioteki nie musi od razu obejmować całej organizacji. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest pilotaż przeprowadzony w jednej grupie, dziale lub ścieżce rozwojowej. W ramach pilotażu można:

• wybrać jeden ważny obszar,
• określić grupę odbiorców,
• przypisać kilka szkoleń,
• przetestować komunikację i działanie platformy,
• zebrać opinie uczestników,
• sprawdzić dane dotyczące wykorzystania materiałów,
• poprawić proces przed kolejnym etapem.

Już przed startem należy ustalić podstawowe wskaźniki. Mogą dotyczyć liczby aktywnych użytkowników, ukończeń priorytetowych kursów, zainteresowania poszczególnymi tematami czy opinii pracowników. Warto obserwować między innymi:

• które kursy są najczęściej wybierane,
• jakie tematy interesują poszczególne grupy,
• czy użytkownicy wracają do materiałów,
• które szkolenia są rozpoczęte, ale nie zakończone,
• gdzie pracownicy napotykają trudności.

Na tym etapie nie trzeba tworzyć rozbudowanego systemu raportowania. Najważniejsze jest sprawdzenie, czy pracownicy korzystają z biblioteki, które treści są dla nich wartościowe i co utrudnia realizację szkoleń.

Jeżeli organizacja chce analizować również wpływ nauki na wiedzę, zachowania i wyniki biznesowe, sposób pomiaru należy zaplanować przed uruchomieniem projektu. Więcej na ten temat piszemy w artykule „Jak mierzyć skuteczność szkoleń e-learningowych w firmie?”.

Biblioteka powinna rozwijać się razem z organizacją

Potrzeby szkoleniowe zmieniają się wraz z firmą. Pojawiają się nowe regulacje, technologie, role, modele pracy i wyzwania zespołów. Po uruchomieniu biblioteki warto regularnie:

• analizować dane z platformy,
• zbierać informacje od pracowników
• rozmawiać z menedżerami,
• przeglądać przypisania do grup,
• aktualizować ścieżki rozwojowe,
• planować promocję kolejnych tematów.

Czasem okazuje się, że część kursów wymaga mocniejszej komunikacji. Inne warto przypisać kolejnym grupom albo uzupełnić o firmowy moduł, checklistę lub krótki materiał przypominający.

Dobrze wdrożona biblioteka nie jest zamkniętym katalogiem. Jest rozwiązaniem, które rozwija się razem z organizacją i dopasowuje do jej aktualnych priorytetów.

Od czego zacząć wdrożenie biblioteki szkoleń?

Na początku wystarczy odpowiedzieć na cztery pytania:

1. Po co uruchamiamy bibliotekę?
2. Kto powinien korzystać z poszczególnych szkoleń?
3. Jak pracownicy dowiedzą się o dostępnych treściach?
4. Po czym poznamy, że wdrożenie działa?

Następnie można wybrać jeden ważny obszar, przygotować pilotaż i dopiero na podstawie pierwszych doświadczeń zaplanować kolejne etapy.

Dzięki temu biblioteka nie stanie się kolejnym miejscem pełnym materiałów, do którego nikt nie zagląda. Będzie realnym wsparciem dla pracowników, menedżerów oraz osób odpowiedzialnych za rozwój w organizacji.

Planujesz wdrożenie biblioteki szkoleń w swojej firmie?

W MyNetwork oferujemy gotowe szkolenia e-learningowe z obszarów compliance, bezpieczeństwa, komunikacji, rozwoju liderów, organizacji pracy i well-beingu. Pomagamy wybrać odpowiednie tematy, przygotować ścieżki dla różnych grup pracowników oraz dopasować wybrane treści do realiów organizacji.

Poznaj bibliotekę szkoleń gotowych Mynetwork lub skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o możliwym modelu wdrożenia.

FAQ – najczęstsze pytania