Nowe wyzwania na nowe czasy

Obecność obcokrajowców na polskim rynku pracy nie jest oczywiście nowością. W ciągu ostatnich kilku lat liczba pozwoleń na pracę wydawana obywatelom Ukrainy, Białorusi, Indii, Uzbekistanu czy Filipin regularnie, ale dosyć powoli, rosła. Zwrot nastąpił w momencie wybuchu wojny w Ukrainie, choć nawet w czasach przedwojennych to właśnie Ukraińcy stanowili najliczniej reprezentowaną grupę zagranicznych pracowników w Polsce. Od wybuchu wojny ich liczba zwiększyła się z ponad 1 mln 300 tys. osób do prawie 3 mln 200 tys.(dane z kwietnia 2022). Wielu z nich już podjęło lub ma zamiar rozpocząć pracę w naszych rodzimych firmach. A to oznacza nowe wyzwania i konieczność elastycznego dopasowania niektórych procesów do nowych potrzeb.

Czym powinien być onboarding w organizacji?

Jednym z ważniejszych procesów, które wymagają pilnej weryfikacji jest onboarding. Właściwe podejście pracodawcy w tym obszarze może przeważyć o samopoczuciu i sukcesie zatrudnianego pracownika w nowym miejscu. W przypadku obcokrajowców ma on szczególne znaczenie, dlatego warto zadbać o jego wielopłaszczyznowość. Dzięki temu staje się procesem integracyjnym, a nie jedynie wdrożeniowym. Różnicę w tym zakresie lepiej oddaje język angielski, w którym odróżnia się „onboarding” od procesu „orientation”. W Polsce onboarding jest utożsamiany z wdrożeniem do pracy i najczęściej oznacza wypełnienie wszelkich HR-owych formularzy, zapoznanie ze stanowiskiem i kolegami, ukończenie szkolenia BHP, a nawet przekazanie podstawowych informacji na temat firmy. Ale to tylko część procesu, bo właściwy onboarding ułatwia zintegrowanie pracownika z firmą, jej wartościami i kulturą organizacyjną. Obcokrajowcy mają w tym przypadku utrudnione zadanie.

Onboarding dla obcokrajowca – od czego zacząć?

Onboarding jest zawsze procesem szytym na miarę. Na miarę organizacji, ale także jej pracowników. Z jednej strony punktem wyjścia tworzenia tego procesu są potrzeby pracodawcy: utrzymanie ciągłości pracy i jak najszybsze nauczenie nowo zatrudnionego pracownika nowych obowiązków. Z drugiej natomiast – potrzeby pracowników, dla których podjęcie nowej pracy zawsze jest stresujące. Prof. Art Markman, psycholog z University of Texas porównuje to uczucie do sytuacji, kiedy dziecko pojawia się pierwszy raz w nowej klasie. Tego uczucia nie niwelują lata doświadczenia zawodowego ani liczba dotychczasowych miejsc pracy. Dla obcokrajowca jest to zatem podwójnie stresujące doświadczenie. Dlatego przygotowanie procesu onboardingu tej grupy pracowników warto rozpocząć od wczucia się w rolę cudzoziemca w Polsce i empatycznego zrozumienia jego potrzeb.

To, na co warto zwrócić uwagę w całym procesie, to:

  • specyficzny język branży – nawet osoby z dobrą znajomością języka polskiego mogą mieć trudności ze zrozumieniem pojęć specjalistycznych, zrozumiałych tylko dla ludzi z danej branży; warto zrobić listę takiego żargonu i włączyć ją w oficjalne szkolenie onboardingowe;
  • język organizacji – każda firma posiada własny „slang”, w którym zawiera się różne nazewnictwo procesów, procedur, czynności i zadań oraz wszelkie skróty, ale także mniej formalne określenia i nazwy własne, np. nazwa stołówki lub miejsca, w którym pracownicy lubią jeść lunch czy corocznego eventu firmowego, na którym szef podsumowuje wyniki finansowe;
  • język niewerbalny z perspektywy różnych kultur;
  • nawyki pracowników i mniej formalne zachowania podczas wykonywania obowiązków (np. jedzenie tylko w pomieszczeniach do tego przeznaczonych, „obowiązkowa” wspólna przerwa na kawę, włączanie kamery podczas spotkań online, prezentacje wewnętrzne tworzone wyłącznie w szablonie firmowym itd.);
  • wsparcie wyznaczonej osoby – tzw. „buddy” lub „lider różnorodności” pomoże obcokrajowcowi odnaleźć się w nowym środowisku i odpowie na jego wszelkie pytania;
  • zadbanie o interakcje społeczne – nie musi to być od razu wspólne wyjście po pracy, ale np. zaproszenie nowego pracownika na lunch da mu możliwość nawiązania nowych znajomości;
  • różnice kulturowe, w tym wyczulenie na kwestie religijne (w tym np. różnice w kalendarzu), styl komunikowania się, ubierania, poczucie humoru;
  • uważność na stereotypy, których nie brakuje w polskim społeczeństwie (jak i w żadnym innym);
  • brak znajomości polskich przepisów, które Polakom wydają się oczywiste, a dla obcokrajowców mogą być nowością;
  • osobiste doświadczenia, w tym doświadczenia traumatyczne, związane z konfliktami zbrojnymi.

Co zyskuje pracodawca, wdrażając onboarding dla obcokrajowców?

Lista korzyści płynących z rzetelnego przygotowania i przeprowadzania procesu onboardingu dla obcokrajowców jest długa. Rozpoczyna ją oczywiście możliwość sprawnego i efektywnego wdrożenia nowego pracownika. Nie chodzi tu jednak o szybkość, ponieważ onboarding musi być rozłożony w czasie. Specjaliści mówią nawet o procesie „continuous onboarding”, czyli kontynuowania szkoleń dla osób, które zmieniają miejsce pracy w ramach organizacji (nie tylko z powodu awansu pionowego) lub wracają po dłuższej przerwie. Stopniowy i wielopoziomowy onboarding daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, a co za tym idzie zmniejsza ryzyko rezygnacji w krótkim czasie po zatrudnieniu, a więc zmniejsza koszty i zwiększa retencję. Lepsze samopoczucie obcokrajowca, objętego kompleksowym programem szkoleniowym, wsparciem merytorycznym i organizacyjnym to większe szanse na jego szybką aklimatyzację w miejscu pracy i naszym społeczeństwie.

Kilka porad praktycznych

Zatrudnienie obcokrajowców nie oznacza stworzenia całkowicie nowego procesu onboardingu, a raczej dostosowanie obecnego do nowych potrzeb. Może to oznaczać przygotowanie nowego modułu, uwzględniającego potrzeby zagranicznych pracowników. Całkowite rozdzielenie tych procesów może doprowadzić wręcz do poczucia osamotnienia i wyklucza tak ważne społeczne uczenie się i wzajemną integrację. Warto również pomyśleć o automatyzacji procesu i przygotowaniu zestawu szkoleń, do których pracownicy mogą wracać, w razie potrzeby. No i ostatnia, ale także bardzo ważna rzecz – skuteczny onboarding obcokrajowca nie może odbyć się bez pełnej akceptacji postawy pracowników z Polski. Taka otwartość bierze się nie tylko z wrodzonej empatii, ale także z wiedzy i budowania wspólnych doświadczeń. A to kolejne zadanie dla pracodawców oraz ich zespołów HR, L&D i D&I.

Udostępnij ten artykuł