Efektywna praca zdalna w czasie epidemii. Jak zorganizować home office?

Pocieszające jest, że doświadczenie to dzielimy niemal powszechnie: z domu pracują nasi koledzy i koleżanki z biura, nasi szefowie i klienci. Wspólnota rodzi zrozumienie dla komplikacji, jakim musimy sprostać. Dzieli się zestawami wskazówek i rad. My też się dzielimy.

Zdążyliście już uporządkować chaos spowodowany nieprzerwaną obecnością wszystkich domowników pod jednym dachem, walką o dostęp do komputera, przygnębieniem wywoływanym przez wiadomości, które obsesyjnie sprawdzacie w Internecie i ciągłym zastanawianiem się, czy lodówka jest wystarczająco pełna, a papier toaletowy wystarczająco zabezpieczony? Jeśli jeszcze w nim trwacie, jak najszybciej postarajcie się wprowadzić do swojego nowego życia rutynę i rytm.

• Możecie spisać lub omówić domowy harmonogram, w którym pojawi się podział na czas wspólny i czas, w którym każdy z domowników pracuje.
• Jeśli macie małe dziecko/dzieci, podzielcie z małżonkiem/partnerem odpowiednio swój czas na pracę i na opiekę nad dzieckiem. Umówcie się, w jakich godzinach, które z Was będzie zaszywać się z komputerem w odosobnionym miejscu i w jakich sytuacjach będziecie się wymieniać.
• Jeśli macie starsze dzieci, włączcie ich obowiązki do harmonogramu, ustalając czas, który muszą poświęcić na samodzielną naukę czy zabawę.
• Jeśli nie macie pod opieką dzieci, mimo wszystko ustalcie czas na pracę i czas na inne aktywności. Trzymajcie się go, by wypracować rutynę, dzięki której łatwiej wam będzie odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Kiedy wyznaczycie już sobie określone godziny pracy, znajdźcie odosobnione miejsce, aby móc ją wykonywać. W mniejszych mieszkaniach zapełnionych domownikami nie zawsze jest to takie proste. Jeśli nie macie szans na osobne biurko z wygodnym krzesłem w zamkniętym pokoju (nazwijmy to opcją idealną), poszukajcie spokojnego miejsca w sypialni lub w kuchni. Ważne, by było to jedno miejsce, które będziecie odtąd traktować jako swoje „biuro”. Posprzątajcie je. Wyeliminujcie rozpraszacze (zwłaszcza w postaci fejsbukowych powiadomień lub ciągłego sprawdzania wiadomości). Postawcie sobie zadanie: teraz jest czas na pracę i nic więcej. W sytuacji nawarstwienia innych domowych obowiązków, każda godzina, którą możecie przeznaczyć wyłącznie na pracę domaga się pełnego wykorzystania.

Poza harmonogramem domowym, powinien istnieć także ten firmowy. W biurze spotykaliście się codziennie o 9 rano, aby przeprowadzić szybki stand-up meeting lub w inny sposób delegować zadania? Koniecznie kontynuujcie ten zwyczaj – teraz w wersji online. Zadbajcie o to, by wszyscy używali kamerek i mogli się nawzajem widzieć. Pozwoli to utrzymać więź zespołu, motywować się nawzajem do pracy i wyznaczyć jej właściwy porządek. Korzystajcie z komunikatorów, zadawajcie sobie pytania, wykorzystujcie aplikacje do tworzenia list zadań, ustalajcie spotkania online: róbcie wszystko, by każdy z członków zespołu czuł, że praca toczy się dalej według ustalonych zasad i nie pozwalamy sobie na odpuszczanie.

Domowy harmonogram może obejmować też elementy takie, jak wspólne ćwiczenia (obecnie można znaleźć wiele filmików na fejsbuku czy youtubie, nagrywanych przez trenerów, którzy zachęcają do regularnych ćwiczeń w domu), czy plany posiłków (kto dziś gotuje i co). W obecnej sytuacji wielu z nas nie jest w stanie pracować nieprzerwanie od 9 do 17 – menedżerowie powinni wykazać się tutaj zrozumieniem i rozliczać pracowników bardziej z wykonanych zadań niż z czasu pracy. Najczęściej to robią: w końcu nawet oni muszą czasem odejść od komputera, by zbudować wieżę z klocków Lego lub naprawić lalce fryzurę. Bywa, że jesteśmy zmuszeni do dokończenia pracy wieczorem, a nawet w nocy. Trudno to w obecnej sytuacji krytykować, pamiętajmy jednak, że równie ważne jest nasze wyspanie i dobre samopoczucie. Nauczmy się właściwie priorytetyzować zadania i nie siedźmy przy komputerze do późnych godzin, jeśli naprawdę nie jest to konieczne.

Wielu z nas przywiozło do domów firmowe komputery. Łączymy się z firmową siecią, a przez nią mamy dostęp do wielu poufnych danych, których bezpieczeństwo na nas spoczywa. Pamiętajmy o tym, odchodząc od komputera, by na szybko ugotować zupę. Zabezpieczajmy komputer, odłączajmy się od firmowej sieci, jeśli akurat jej nie potrzebujemy. Nie udostępniajmy naszego firmowego komputera innym domownikom. Przywożąc go do domu, wzięliśmy na siebie dodatkową odpowiedzialność za zasoby naszej firmy.

Praca zdalna jest opcją lubianą i często wybieraną przez ludzi. Mimo że wielu z nas dołączyło obecnie do tej grupy z konieczności, zapewne odkrywamy też przy okazji pewne zalety i uroki takiego modelu pracy. Okoliczności, w których powstaje ten artykuł czynią ją dużo trudniejszą i każdy z nas próbuje wypracować sobie pewne reguły i zasady, ułatwiające mu funkcjonowanie w nowej rzeczywistości. Jeśli macie takie, którymi chcielibyście się podzielić – koniecznie zostawcie je w komentarzu. Damy radę, prawda?